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Les solutions de comptabilité
Toutes les entreprises se doivent de tenir une comptabilité. Depuis quelques années, les éditeurs ont fait de nombreux efforts pour permettre aux entreprises de tenir leur propre comptabilité avec des logiciels de comptabilité simples et conviviaux.
Quels atouts de l'informatisation de sa comptabilité?
La comptabilité donne une image de la situation de votre entreprise. Mais, lorsqu’elle est produite par votre cabinet comptable, elle ne vous donne pas cette situation en temps réel. Aujourd’hui les facteurs économiques varient très vite. Gérer sa propre comptabilité donne instantanément la situation de l’établissement. Ce qui laisse la possibilité de réagir très vite dans le cas d’une difficulté passagère, ce qui pourrait devenir très ennuyeux si elle était décelée trop tard.
Les logiciels de comptabilité que l’on trouve sur le marché (et ils sont très nombreux) gèrent des dossiers comptables standards. Les spécificités de l’hôtellerie/restauration ne demandent pas fonctionnalité particulière. Cela laisse donc un énorme choix.
Comment choisir son logiciel?
Il parait judicieux de choisir un logiciel de comptabilité compatible avec son logiciel de facturation afin de récupérer directement les ventes, les règlements et éventuellement les achats. Certains éditeurs de logiciels spécialisés dans l’hôtellerie/restauration proposent :
ü Des passerelles vers des logiciels de comptabilité standard du marché,
ü Des logiciels de comptabilité qui récupèrent les données des logiciels de gestion,
ü Des logiciels de comptabilité intégrés au logiciel de gestion, ce qui permet une intégration totale des écritures. Exemple : une facture créée dans la gestion est directement intégrée dans la comptabilité sans passer par des transferts.
De plus, avant de choisir un logiciel de comptabilité, il est souhaitable d’évaluer les tâches qui seront réalisées par l’entreprise et celles qui resteront à la charge du cabinet comptable. En fonction ces objectifs, le logiciel retenu devra être ou non compatible avec celui de l’expert comptable.
Pour une entreprise, les saisies comptables sont assez redondantes d’un mois à un autre, il est donc intéressant aussi de choisir une comptabilité qui propose des aides à la saisie (guides, abonnements, pièces automatiques, modèles…) afin de faciliter le travail quotidien.
Les opérations mensuelles comme la déclaration de TVA peuvent être traitées de façon dématérialisée par le biais de la télé déclaration.
Les principales fonctionnalités sont :
ü La comptabilité générale : C’est la partie la plus utilisée par les entreprises, elle permet la saisie des écritures de façon classique ou avec des guides (modèles, automatismes…), la tenue des journaux, l’établissement de la TVA, le lettrage, le rapprochement bancaire, les éditions des grands-livres, balances, compte de résultat et bilan
ü La comptabilité analytique et budgétaire afin de ventiler les charges et les produits selon des axes non comptables ou gérer les budgets.
ü La gestion de la trésorerie : les fonctionnalités de gestion de trésorerie sont une option complémentaire lorsque l’on analyse plus en détail des prévisions, les financements, les placements…
ü La gestion des amortissements ou immobilisations : Option complémentaire qui aide aux calculs des amortissements des biens de l’entreprise.
Les coûts :
Les premiers logiciels de comptabilité sont à 199 €.
A ce budget achat de matériel, il est nécessaire de prévoir un budget pour la formation. Cette dernière apporte un certain nombre d’astuces pour bien utiliser le logiciel et permet de gagner du temps. Il ne faut pas négliger ce poste. Un budget maintenance est aussi nécessaire car les mises à jour des autres logiciels (gestion et paye notamment) entraîneront une mise à jour de la comptabilité.
Aujourd’hui, les connexions "haut débit" permettent d’utiliser des logiciels de comptabilité en ligne, ou ASP, moyennant une location d’environ 150 € par an mais les tarifs peuvent varier en fonction du volume de données à traiter. Ces nouveaux services évitent les mises à jour et donne la possibilité de travailler avec n’importe quel ordinateur à partir du moment où il est connecté.
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